Waarom juist nu kijken naar Rodeo Software?
Je kent het wel: brievenbus vol wijzigingsverzoeken, drie versies van hetzelfde budget, een collega die uren in Excel bijhoudt en een ander in een losse app. Ondertussen schuift de deadline niet mee. Rodeo Software belooft die versnippering te temmen met één centrale plek voor tijd, geld en planning. Geen toeters en bellen om de toeters, maar een set knoppen die creatieven écht gebruiken.
Wat is Rodeo Software in één zin?
Rodeo Software is een projectmanagementplatform voor creatieve teams en bureaus, gebouwd rondom budgetten, urenregistratie en resourceplanning, met als doel: voorspelbare marges en minder ruis.
Voor wie is het bedoeld?
-
Creatieve bureaus: design, branding, advertising, content, social en video.
-
Inhouse studio’s: marketingteams die veel interne stakeholders bedienen.
-
Freelance collectieven: samenwerking rondom terugkerende opdrachtgevers.
De gemene deler: projecten met veel iteraties, strakke budgetten en een mix van vaste prijs en uren op nacalculatie.
De kern van Rodeo Software
Budgetten die door de hele workflow “ademen”
Je start met een raming per fase en rol. Dat budget reist mee door briefing, planning, uitvoering en facturatie. Uren en kosten boeken direct in op die raming, zodat je realtime ziet wat er nog te besteden is.
Urenregistratie zonder frictie
Medewerkers loggen tijd per taak of fase. De kracht zit in de eenvoud: snel inboeken, duidelijke context, en meteen effect op de marge. Minder naslagwerk, meer bewustzijn.
Resourceplanning met realistische bezetting
Beschikbaarheid en rollen komen samen in een visueel rooster. Zo zie je of die sprint haalbaar is, wie kan bijspringen en waar je moet herschikken om overwerk te voorkomen.
Taken en voortgang
Geen overdaad aan borden, wel duidelijke takenlijsten en status. Genoeg structuur om grip te houden, zonder creatief werk in een keurslijf te drukken.
Meer weten over functies en prijzen? Check Rodeo Software
Rapportages die de juiste gesprekken starten
Dashboards met marge per project, burn-rate, bezettingsgraad en winst per klant. Niet alleen terugkijken, maar ook voorspellen: wat gebeurt er met de marge als je het tempo of de bezetting wijzigt?
Offertes, inkopen en facturatie
Van voorstel naar opdracht, van inkoop naar doorbelasten: minder handwerk, minder fouten. Het doel is doorstroming, niet boekhoudkunde bedrijven in je projecttool.
De echte waarde: van ruis naar rendement
-
Budgetdiscipline zonder micromanagement: medewerkers zien de impact van hun uren, projectleiders sturen bij op feiten.
-
Voorspelbare marges: je meet continu, dus je hoeft niet te gokken waar het misgaat.
-
Kortere doorlooptijd: minder context-switching en minder losse tooltjes scheelt uren per week.
-
Transparantie naar klanten: duidelijkheid over wat wel en niet binnen scope past voorkomt discussies achteraf.
Waar moet je kritisch op zijn?
-
Adoptie kost aandacht: wie jarenlang op spreadsheets leunde, heeft begeleiding nodig. Reken op een paar weken om nieuwe routines te laten landen.
-
Datakwaliteit is koning: uren, rollen en tarieven moeten kloppen. Een goede startconfiguratie betaalt zich dubbel en dwars terug.
-
Niet elke edge case past: extreem technische ticketflows of software-ontwikkeling met diepe CI/CD-koppelingen vragen vaak aanvullende tooling.
Gericht vergelijken: past Rodeo Software bij je bureau?
Gebruik deze checklist om appels met appels te vergelijken:
-
Projecttype: veel creatieve iteraties en vaste prijs? Grote kans dat de budget- en fasestructuur precies goed voelt.
-
Teamgrootte: kleine tot middelgrote teams profiteren het meest van de balans tussen eenvoud en diepgang.
-
Rapportagebehoefte: wil je marges en bezetting wekelijks sturen, of alleen achteraf rapporteren? Rodeo Software is gemaakt voor sturen tijdens het spel.
-
Toolstack: wil je minder tools gebruiken en meer rust in je proces? Dan is consolidatie juist de winst.
-
Implementatiemoment: start bij voorkeur aan het begin van een kwartaal of bij een grote herstructurering van je offertes en tarieven.
Zo rol je het slim uit in vier weken
Week 1: Fundament
-
Rollen, uurtarieven en fases uniformeren.
-
Standaard templates voor offerte en budget aanmaken.
-
KPI’s kiezen: marge per project, benutting, scopewijzigingen.
Week 2: Pilot
-
Twee lopende projecten overzetten.
-
Team trainen op uren boeken en taakafspraken.
-
Dagelijks 10 minuten stand-up: wat liep, wat liep niet.
Week 3: Schalen
-
Overige projecten migreren.
-
Resourceplanning optuigen voor de komende zes weken.
-
Rapportage-ritme bepalen: weekreview en maandafsluiting.
Week 4: Fijnslijpen
-
Drempels wegnemen: sneltoetsen, favoriete views, notificies.
-
Lessons learned verwerken in je templates en workflows.
-
KPI’s evalueren en targets bijstellen.
Best practices uit de praktijk
-
Werk met fasetarieven: bijvoorbeeld concept, design, uitwerking. Dat voorkomt eindeloze regel-detaillering en houdt de marge bestuurbaar.
-
Plan in blokken, niet in minuten: creatief werk heeft flow nodig. Plan halve of hele dagen, stuur met prioriteiten.
-
Maak de marge van het team: bespreek wekelijks de budgetstatus. Transparantie motiveert en voorkomt verrassingen.
-
Bewaar versies van je raming: zo kun je scopecreep aantonen en onderbouwd bijsturen.
-
Automatiseer herhaalwerk: maak sjablonen voor terugkerende klantformats, inclusief standaardfases en taken.
Veelgestelde vragen
Is Rodeo Software alleen voor bureaus?
Nee, ook inhouse teams met meerdere interne klanten profiteren van de combinatie van budget, planning en rapportage.
Kun je zowel vaste prijs als nacalculatie aan?
Ja, door per fase of taak een tarief en type te kiezen. Dat maakt hybride projecten overzichtelijk.
Moet het team elke minuut registreren?
Niet per se. Kies een detailniveau dat past bij je stuurinformatie, bijvoorbeeld blokken van 15 of 30 minuten.
Wat als we al een boekhoudpakket gebruiken?
Zie Rodeo Software als de operationele laag. Facturen en inkoop kunnen doorstromen; de financiële administratie blijft waar die is.
Hoe snel zie je resultaat?
Vaak binnen één of twee cycli, zodra uren en budgetten consequent worden geboekt en je wekelijks stuurt op de dashboards.
Conclusie
Rodeo Software voelt als een cockpit voor creatieve organisaties: je ziet in één oogopslag hoe het staat met tijd, geld en bezetting, en je kunt direct bijsturen. Het is geen speelgoed en ook geen alleskunner voor elke denkbare workflow; het is een gefocuste toolkit voor teams die creativiteit willen combineren met voorspelbare marges. Als je op zoek bent naar minder ruis, meer regie en een professionelere klantervaring, dan is dit precies het soort gereedschap dat projecten wél laat landen.
Lees hier meer over dit onderwerp: Worldreader.nl
